udla

Misión de Adquisiciones

Facilitar la realización de las metas y objetivos institucionales a través de procesos de contratación eficientes, cumpliendo con la normativa legal y las políticas de la Universidad al desarrollar relaciones estratégicas con énfasis en el servicio que mejoren la calidad del gasto y la inversión.

Visión

Ser el eje estratégico y consultor especializado que impulse la eficiente utilización de los recursos de la Universidad.

Valores

Integridad

  • La UDLA, actúa apegada a los valores de la rectitud, verdad, honestidad y justicia.

Innovación



  • La UDLA promueve la constante evolución y el cambio en toda la comunidad universitaria. Impulsando nuevos modelos educativos, servicios y mejoras.

Resiliencia


 

  • La UDLA promueve la capacidad de alcanzar objetivos, mediante la perseverancia y la superación de la adversidad.

Inclusión


 

  • La UDLA promueve la participación plena de todas las personas en la vida universitaria y en el bienestar general; valora las diferencias individuales como un factor que enriquece la comunidad.

Respecto al medio ambiente (ODS)

 

  • La UDLA promueve la participación plena de todas las personas en la vida universitaria y en el bienestar general; valora las diferencias individuales como un factor que enriquece la comunidad.

Objetivos

  • Suministrar apoyo profesional a la operación de los departamentos y facultades de la Universidad.
  • Gestionar el proceso de adquisición y suministro de manera eficiente y eficaz.
  • Desarrollar alianzas estratégicas con actores internos y externos.
  • Construir estrategias integrales de compras que apoyen las metas y objetivos de la Universidad.

Política de Registro y Calificación de Proveedores

La política describe los tipos de proveedor según los montos estimados de compra y la naturaleza de los bienes / servicios que oferta. También se describen la documentación necesaria para el registro y los parámetros de calificación de proveedores.

Únicamente se registra a proveedores cuando efectivamente se realizará la compra de bienes / servicios.

Canal de Denuncias proveedores

La UDLA promueve y practica el cumplimiento estricto de nuestro código de conducta y ética, para lo cual ponemos a disposición de nuestros proveedores un canal donde se puede informar irregularidades o realizar denuncias sobre los procesos de adquisición de bienes y/o servicios.

Para realizar una denuncia por favor ingrese en el siguiente link:

Formulario de denuncias proveedores

Toda denuncia se tratará con absoluta confidencialidad.

Generalidades del proceso de recepción de bienes / servicio y pagos


1. INTRODUCCION:

En este documento encontrará la siguiente información:

  • • Indicaciones generales
  • • Especificaciones para la entrega de bienes / servicios
  • • Facturación
  • • Pagos

2. INDICACIONES GENERALES

• No se recibirán bienes / servicios que no cuenten con el respectivo número de pedido y número de confirmación en SAP detallados en la factura.

• El plazo de entrega del bien / servicios debe estar detallado en cada cotización.

• La Universidad maneja por política pagos a 30 días, contados a partir de la recepción a conformidad de la factura.

• No podrán registrarse como proveedores personas naturales o jurídicas que se encuentren relacionadas con funcionarios de la Universidad. Será necesario notificar al Departamento de Adquisiciones y solicitar la respectiva autorización.

• La actividad económica utilizada para facturar debe constar en su RUC.

3. ENTREGA DE SERVICIOS

El proveedor debe entregar los servicios de acuerdo a los plazos establecidos por Adquisiciones en las Sedes indicadas oportunamente en el Pedido. El funcionario solicitante coordinará con usted directamente los detalles del servicio.

4. ENTREGA DE BIENES

Los bienes deben ser entregados de acuerdo a los plazos establecidos por Adquisiciones en las Sedes indicadas oportunamente en el pedido.

4.1 Entrega de activos fijos

Todo Pedido de activos fijos deben ser recibidos previa cita coordinada por el Asistente de Adquisiciones en presencia de los siguientes funcionarios:

  • •  Representante de Adquisiciones
  • •  Representante del solicitante
  • •  Representante de Contabilidad (Activos Fijos).
  • •  Proveedor

Debe llevar la siguiente documentación para que los bienes sean recibidos:

  • •  Garantía
  • •  Guía de remisión
  • •  Acta del proveedor

Para constancia de la recepción de los activos se firma un acta, que es preparada por Adquisiciones.

Recuerde que, si su Pedido de compras incluye un activo fijo, este debe facturarse por separado.

4.2 Otros bienes

Los otros bienes son entregados directamente en la bodega central o al solicitante. Es imprescindible que lleve la guía de remisión para que sea firmada y sellada por la persona que recibe el bien.

5. FACTURACIÓN

Se debe proceder a facturar una vez se haya emitido el Pedido de compra y obtenido el Número de confirmación de recepción del bien y/o servicio.

Requisitos de la factura:

  • Facturas manuales: dentro del cuerpo de la factura comercial debe detallarse el número de Pedido de Compras y Confirmación de recepción, así también en los casos a aplicar la guía de remisión firmada por el funcionario de la Universidad que recibió los bienes.
  • Facturas electrónicas: dentro del cuerpo de la factura comercial debe detallarse el número de Pedido de Compras y Confirmación de recepción, los documentos electrónicos deben enviarse a marcia.vera@udla.edu.ec con copia a facturas@udla.edu.ec

5.1 Fechas y horario de recepción de facturas:

Para precautelar su seguridad, la recepción de facturas se realizará exclusivamente mediante medios electrónicos (mail) y siguiendo  el calendario establecido.

6. PAGOS

Los pagos se realizan una vez cumplido el plazo de crédito, tomando como fecha de inicio la recepción de la factura comercial a conformidad. El desembolso se realizará mediante una transferencia bancaria a la cuenta reportada en el momento de su calificación como proveedor de UDLA.


Personas de contacto

Adquisiciones:

Tesorería:

Recepción de facturas:

Confirmación y pedido de Compra

Guía de llenado de Factura