Misión de Adquisiciones

Facilitar la realización de las metas y objetivos institucionales a través de procesos de contratación eficientes, cumpliendo con la normativa legal y las políticas de la Universidad al desarrollar relaciones estratégicas con énfasis en el servicio que mejoren la calidad del gasto y la inversión.

Visión

Ser el eje estratégico y consultor especializado que impulse la eficiente utilización de los recursos de la Universidad.

Valores

Equidad

  • Promoción de la igualdad de derechos sin discriminar o extender un trato preferente en todos los procesos.

Entendimiento



  • Comprensión completa de las capacidades, deseos y necesidades de todos los actores involucrados en el proceso de adquisiciones: solicitantes, proveedores y suministradores de nuestros proveedores.
  • Comunicación clara y concisa entre todos los niveles y funciones.

Honestidad y transparencia


 

  • Ejecución de las actividades con integridad, evitando incluso la apariencia de impropiedad. Jamás comprometer los intereses generales de la Universidad en la búsqueda de beneficios personales.
  • Construcción de relaciones a largo plazo con los proveedores basadas en la confianza, la honestidad y sinceridad.

Iniciativa y urgencia


 

  • Compromiso constante dedicado a la búsqueda cada vez mayor de eficiencia y eficacia en los procesos de compra, análisis y negociación, maximizando el uso de herramientas tecnológicas.

Responsabilidad

 

  • Capacidad de aceptar el deber.
  • Rendición de de cuentas de la gestión.

Objetivos

  • Suministrar apoyo profesional a la operación de los departamentos y facultades de la Universidad
  • Gestionar el proceso de adquisición y suministro de manera eficiente y eficaz
  • Desarrollar alianzas estratégicas con actores internos y externos
  • Construir estrategias integrales de compras que apoyen las metas y objetivos de la Universidad

Política de Adquisiciones

  • El objetivo la Política de Adquisiciones es definir con claridad las políticas relacionadas con el proceso compra de bienes y servicios de la Universidad de Las Américas.
  • Descargar Política de Adquisiciones

Política de Registro y Calificación de Proveedores

Generalidades del proceso de recepción de bienes / servicio y pagos


1. INTRODUCCION:

En este documento encontrará la siguiente información:

  • Indicaciones generales
  • Especificaciones para la entrega de bienes / servicios
  • Facturación
  • Pagos

2. INDICACIONES GENERALES

  • No se recibirán bienes / servicios que no cuenten con la respectiva Orden de Compra.
  • Las Órdenes de Compra tienen una vigencia de 60 días, que es el plazo máximo para que el bien o servicio sea recibido. En caso de que el plazo de entrega sea mayor, se debe indicar expresamente en la cotización.
  • La Universidad maneja por política pagos a 60 días, contados a partir de la recepción a conformidad de la factura.
  • No podrán registrarse como proveedores personas naturales o jurídicas que se encuentren relacionadas con funcionarios de la Universidad.
  • Debe verificarse que la actividad económica a facturar conste en su RUC.

3. ENTREGA DE SERVICIOS

El proveedor debe entregar los servicios de acuerdo a los plazos establecidos por Adquisiciones en las Sedes indicadas oportunamente en la Orden de Compra. El funcionario solicitante coordinará con usted directamente los detalles del servicio

4. ENTREGA DE BIENES

Los bienes deben ser entregados de acuerdo a los plazos establecidos por Adquisiciones en las Sedes indicadas oportunamente en la Orden de Compra.

4.1 Entrega de activos fijos

Todos los activos fijos (aparecen con un * antes de la descripción del bien en la orden de compra) deben ser recibidos previa cita coordinada por el Asistente de Adquisiciones en presencia de los siguientes funcionarios:

  • Representante de Adquisiciones
  • Representante del solicitante
  • Representante de Contabilidad (Activos Fijos).
  • Proveedor

Debe llevar la siguiente documentación para que los bienes sean recibidos:

  • Garantía
  • Guía de remisión
  • Acta del proveedor

Para constancia de la recepción de los activos se firma un acta, que es preparada por Adquisiciones.

4.2 Otros bienes

Los otros bienes son entregados directamente al solicitante. Es imprescindible que lleve la guía de remisión para que sea firmada y sellada por la persona que recibe el bien.

5. FACTURACIÓN

Se debe proceder a facturar una vez se haya entregado el bien o servicio incluido en la orden de compra. La documentación que debe presentar para que su factura sea recibida es la siguiente:

  • Facturas manuales: Se debe entregar junto con la factura una copia de la orden de compra y la guía de remisión firmada por el funcionario de la Universidad que recibió los bienes.
  • Facturas electrónicas: deben ser enviadas al correo: facturas@udla.edu.ec. Se debe incluir en el correo la guía de remisión electrónica

En ambos casos se debe mencionar el número de orden de compra en la factura.

5.1 Fechas y horario de recepción de facturas:

Cada mes existe una fecha máxima en la que se pueden entregar facturas tanto de bienes y servicios como de activos fijos, esta información se encuentra resaltada en el correo de envío de Órdenes de compra. Las facturas manuales son recibidas en Contabilidad en la Sede Udlapark de lunes a viernes de 09:00 a 13:00.

Las retenciones generadas se enviarán al correo registrado en el formulario de registro de proveedores.

6. PAGOS

Los pagos se realizan una vez cumplido el plazo de crédito, tomando como fecha de inicio la recepción de la factura a conformidad. Si usted presentó su certificado bancario se realizará una transferencia bancaria a la cuenta informada y sustentada; caso contrario, se le emitirá un cheque.


Persona de contacto de Adquisiciones

Verónica Estefanía Ribadeneira
Teléfono: 3981000 ext 2567
Correo: veronica.ribadeneira@udla.edu.ec

Persona de contacto para Pagos

Andrea Brucil
Teléfono: 3981000 ext 128
Correo: andrea.brucil@udla.edu.ec

Persona de contacto para Facturación

Jessica Mejía
Teléfono: 3981000 ext 184
Correo: jessica.mejia@udla.edu.ec